Radar

toggle menu

Maak snel en goedkoop je eigen huisarchief

Maak snel en goedkoop je eigen huisarchief

Waar laat jij garantiebewijzen, polissen, afschriften en andere belangrijke papieren? Als het antwoord is: 'overal en nergens', dan is het misschien tijd voor een huisarchief. Dat maak je in een handomdraai, en voor weinig geld.

Onze samenleving is gruwelijk ingewikkeld geworden. Per mail en papieren post ontvangen we brieven, afschriften, bevestigingen, formulieren, rekeningen, polissen, voorwaarden enzovoorts.

Verdrinken in de chaos

Al die dingen moet je lezen, invullen, terugsturen, betalen en vaak bewaren. Dat archiveren is belangrijk voor contracten, polisvoorwaarden, garantietermijnen, bewijsstukken die je in je belastingaangifte hebt verwerkt, en meer. Misschien moet je wel ooit aantonen dat je recht hebt op garantie of een belastingteruggave. Of wie weet wil je je samenlevingscontract of testament nog eens nalezen. Maar waar heb je dat ding gelaten?

Ook kan het gebeuren dat bedrijven fuseren, reorganiseren, administraties aanpassen, computersystemen samenvoegen, worden overgenomen, of soms kopje onder gaan. Jouw rechten kunnen in de loop van soms tientallen jaren verdrinken in die chaos. Daarom: bewaar al je rechten op papier. Je kan ze in een uiterst geval nodig hebben als bewijs bij een rechtszaak.

Hoe lang bewaren?

Bonnetjes en andere bewijsstukken, die te maken hebben met de belastingaangifte moeten je als particulier minimaal vijf jaar bewaren, want de Belastingdienst mag bij particulieren tot vijf jaar terug vorderen. Voor bedrijven en zzp’ers is de bewaartermijn van bewijsstukken minimaal zeven jaar.

Aankoopbonnen van duurzame goederen, zoals een wasmachine of stofzuiger, moet je in elk geval bewaren tot het einde van de garantietermijn van vaak twee jaar. Het is nog beter als je de bonnen pas wegdoet als je het product niet meer bezit. Want wettelijk geldt dat je recht hebt op een goed product. Als dat niet deugt, heb je recht op gratis reparatie, een nieuw product of teruggave van je geld.

Dan de polissen van (levens)verzekeringen (en de voorwaarden). Bewaar die minimaal tot de verzekering is afgelopen en/of tot een klacht of een zaak erover is afgerond. Van een zoekgeraakt polisblad moet de verzekeraar je verplicht een kopie verstrekken, maar dat is vaak een heel gedoe. Wees dus zuinig op die papieren.

Archiveren kan heel eenvoudig zijn

Helaas zien veel mensen op tegen archiveren van bewijsstukken. Daardoor belanden belangrijke stukken niet zelden op stapeltjes, in dozen en onoverzichtelijke plastic mapjes, terwijl belangrijke bijlagen bij mails onvindbaar raken op pc’s.

Sommigen raken zelfs zo overvoerd met informatie dat ze mails negeren en papieren post niet meer openmaken. Toch kan archiveren heel eenvoudig zijn, als je maar weet hoe je begint.

Recept voor een goedkoop archief

Die start maak je met mijn recept voor een goedkoop, maar geweldig administratiesysteem. Je kunt het vandaag nog opzetten voor hooguit 15 euro. Het recept gaat zo:

Koop of verzamel:

  • 6 ordners in verschillende kleuren
  • 6 setjes papieren tabbladen met 10 tabs
  • 1 perforator
  • 1 pen of stift

Vermeld de onderstaande zes titels groot op de ordners. En schijf de onderwerpen eronder op de set tabbladen die je in elke map stopt. Vul zo nodig zelf onderwerpen aan. Voorzie al je belangrijke post, prints en papieren in het vervolg met een perforator van gaatjes en archiveer ze op de juiste plek. Zet de ordners op een plek die je dagelijks ziet. In de huiskamer bijvoorbeeld.

Werk en pensioen

  • Inkomsten (salaris, uitkering, winst, alimentatie en dergelijke)
  • Pensioenregeling
  • Pensioenpolissen
  • Levensverzekering(en)
  • Arbeidsongeschiktheidsverzekering
  • Overzicht pensioensituatie

Vul zo nodig zelf aan met extra onderwerpen.

Wonen & vaste lasten

  • Huur- of koopcontract
  • Hypotheek
  • Energie en water
  • Gemeente en waterschap
  • (Mobiele) telefoon, kabel, internet
  • Contributies en abonnementen
  • Overzicht vaste lasten

Vul zo nodig zelf aan met extra onderwerpen.

Verzekeringen

  • Zorgverzekering
  • Inboedelverzekering
  • Autoverzekering
  • Aansprakelijkheidsverzekering
  • Reisverzekering
  • Rechtsbijstandsverzekering
  • Overzicht totale premiekosten

Vul zo nodig zelf aan met extra onderwerpen.

Huishouden

  • Notariële contracten (huwelijk, samenwonen, echtscheiding, testament)
  • Kinderopvang
  • School
  • Studie
  • Vervoer
  • Aankoop- en garantiebewijzen
  • Overzicht budget

Vul zo nodig zelf aan met extra onderwerpen.

Belasting

  • Sofinummers en verklaringen
  • Jaaropgaven
  • Aangiften
  • Aanslagen
  • Aangevraagde toeslagen
  • Bewijsstukken (bonnetjes) voor de aangifte

Vul zo nodig zelf aan met extra onderwerpen.

Bezit en schuld

  • Nog te betalen rekeningen
  • Bankafschriften
  • Spaarrekeningen
  • Beleggingen
  • Leningen
  • Overzicht van bezit en schuld
  • Planning voor toekomstdromen

Vul zo nodig zelf aan met extra onderwerpen.

Succes!

Erica Verdegaal

Meer over:

Reacties

Op de Radar website moet je 'overige cookies' accepteren om te reageren op artikelen.

Ook interessant

Kijk nu live naar Radar Ga nu naar Meer over de onderwerpen in de uitzending