Radar

toggle menu

Volle inbox? E-mail opruimen doe je met deze tips

Man ruimt e-mail op

Of je nu bijna tegen je opslaglimiet aan zit of gewoon meer overzicht in je postvak wilt, het opruimen van je virtuele brievenbus kan nooit kwaad. Heb je geen idee waar je moet beginnen? Gebruik deze tips om je mailbox op te schonen en te ordenen.

Een algemene tip vooraf: je kunt meerdere e-mailberichten in een keer verplaatsen of  verwijderen als je ze tegelijk geselecteerd hebt. Dat kan op verschillende manieren. In veel mailboxen heb je de mogelijkheid om berichten aan te vinken. Alle aangevinkte berichten kun je dan als groep naar de prullenbak verslepen.

Heb je een Windows-computer? Dan kun je ook de Control-toets (CTRL) ingedrukt houden terwijl je met je muis meerdere berichten aanklikt. Wat je ook kunt doen wanneer je al een bericht hebt geselecteerd, is Shift ingedrukt houden terwijl je met je muis op een ander mailtje in de lijst klikt. Zo selecteer je ook meteen alle tussenliggende berichten.

Lees ook: 28 sneltoetsen in Windows waarmee je veel tijd bespaart

Werk je op een Apple? Dan werkt bovenstaande sneltoets-uitleg precies hetzelfde, behalve dat je de Command-toets (cmd) gebruikt in plaats van Control.

Maak mappen per onderwerp / thema

Door je inbox onder te verdelen in verschillende mappen (Engels: folders) kun je je mails eenvoudig archiveren. Maar pas op: ook een archief kan natuurlijk onoverzichtelijk worden...

Creëer een Afwacht-map

Zijn mails die jij verstuurd hebt en waarop je nog antwoord moet krijgen? Maak hiervoor een aparte folder aan, bijvoorbeeld met de naam 'Afwachten' of 'Nog geen antwoord op gekregen'. Kijk hier regelmatig in en werk deze ook bij.

Sorteer mails op afzender

In de meeste mailboxen kun je met één muisklik bovenaan de 'Afzender'-kolom al je mails op afzender sorteren. Zo zie je in een keer alle nieuwsbrieven van dat ene bedrijf waar je ooit een dvd'tje hebt gekocht maar waar je verder niks meer mee doet, of alle berichten van je ex. Die kun je nu eenvoudig samenrapen en weggooien.

Sorteer mails op datum

Op dezelfde manier als het sorteren op afzender kun je ook sorteren op datum. Handig als je in een keer alle berichten van een heel jaar wilt weggooien. Dat ruimt lekker op!

Sorteer mails op onderwerp

Op dezelfde manier als het sorteren op afzender of datum kun je ook sorteren op onderwerp. Zo kun je hele correspondenties in een keer verwijderen.

Bewaar alleen de laatste

Heb je meerdere berichten over hetzelfde onderwerp en wil je die toch écht graag bewaren? Gooi dan alle berichten weg behalve het meest recente. Meestal (let op! Niet altijd dus) bevat die mail de gehele correspondentie.

Check je spam

Het spamfilter van je e-mailprovider kan doorgaans al een hoop ongewenste reclame, phishingmails en andere onzinberichten voor je afvangen. Kun je die map (meestal: Spam. Of: Ongewenste items, of iets dergelijks) dan ook verder negeren? Nee, liever niet!

Soms komen mails van een bepaalde vertrouwde afzender -bijvoorbeeld Radar-nieuwsbrieven...- toch steevast automatisch in je spamfolder terecht. Daar kom je achter door deze regelmatig te controleren. Per bericht kun je aangeven dat het wel degelijk 'gewoon' in je inbox thuishoort. Als het goed is weet je spamfolder dit dan voor de volgende keer.

Het mag duidelijk zijn dat dit allemaal een stuk makkelijker gaat als je regelmatig -liefst dagelijks- je spamfolder controleert en leeggooit.

Maak regels aan

Gebruik je het standaard mailprogramma van Microsoft of Apple? Dan kun je zogeheten regels aanmaken. Door regels in te stellen, kun je het programma mails voor je laten filteren en sorteren op basis van bepaalde kenmerken, bijvoorbeeld op afzender of op bepaalde woorden in de titel of het bericht zelf. Dat scheelt archiveertijd bij je volgende opruimsessie (zie ook de tip 'Maak mappen' hierboven) en zo word je minder snel afgeleid door mails die minder belangrijk zijn.

Verwijder troep definitief

OK, dus je hebt een hele berg mails in je virtuele prullenbak gegooid. Goed gedaan! Maar of de map nou 'Verwijderde items', 'Trash' of 'Prullenbak' heet, de troep zit nog steeds in je mail - alleen op een plek die min of meer 'uit het zicht' is. Net als de 'echte' vuilnisbak in je huis is het fijn om ook deze regelmatig te legen.

Plan een mailmoment

Het is beter op per dag een of twee mailmomenten van bijvoorbeeld tien minuten in te plannen dan om de hele dag tussen de bedrijven door steeds 'even snel' je mail te checken. In het laatste geval neem je immers niet de tijd om te reageren, te archiveren enzovoorts. Bij de volgende 'snelle' check loop je dan wéér tegen al die overbodige en onafgehandelde berichtjes aan.

Beter is dus om op een gepland moment even de tijd te nemen om je inbox goed af te handelen aan de hand van bovenstaande tips. Zo is de rest van de dag niet alleen je mailbox opgeruimd, maar ook je hoofd!

Heb jij ook een mailbox-opruimtip? Deel 'm in de reacties!

Bron: Avans+ / InfoNu.nl

Meer over:

Lees ook

Reacties

Op de vernieuwde Radar website kan er nog niet worden gereageerd op artikelen.

Ook interessant