Hoe kun je de werkdag het beste indelen? En andere tips voor productief thuiswerken

Dit doe je natuurlijk het liefst zo gefocust mogelijk en om je hierin een aantal handvatten en tips mee te geven sprak Radar met structuurcoach Cynthia Schultz. 

Hoe blijf je geconcentreerd?

De vraag die Schultz het meest krijgt is op welke manier je (langer) geconcentreerd kunt blijven. Volgens Tilburg University ben je zo'n vijftien tot vijfenveertig minuten optimaal geconcentreerd. Daarnaast is volgens Schultz de omgeving heel belangrijk. 'Zorg voor een omgeving die je stimuleert om te focussen en niet te veel afleidt,' begint ze. Wanneer je geen apart kantoor heb gaat dit misschien lastiger, maar daar heeft Schultz ook een aantal goede tips voor. 

'Zorg dat de keuken, woonkamer of andere omgeving waarin je werkt rustig is. Haal spullen die je kunnen verleiden om iets anders te doen weg. Nu is het natuurlijk wel lastig om de televisie weg te halen als je graag series kijkt, maar je kunt dan bijvoorbeeld wel de afstandsbediening uit beeld leggen zodat de verleiding kleiner wordt. Hetzelfde geldt voor de afwas in de keuken. Werk deze weg voor je begint met werken, of ga er met je rug naartoe zitten. Dat helpt vaak ook al heel goed,' aldus Schultz. 

Daarnaast is het belangrijk dat je huisgenoten op de hoogte zijn van wanneer ze jou wel en niet mogen storen. Schultz: 'Ik zou adviseren om hier duidelijk over te zijn naar elkaar toe. Maak samen de afspraak dat je, wanneer de ander dat aangeeft, elkaar niet stoort zodat jij of je huisgenoot de focus goed kunt houden.' 

Hoe kun je je werkplek het best inrichten om zo productief mogelijk te werken?

Zoals Schultz al eerder zei is een opgeruimde plek met niet teveel prikkels het best als je gefocust wil werken. 'Mensen zeggen wel eens dat ze creatief zijn en het fijn vinden om spullen om zich heen te hebben, maar het is echt bewezen dat spullen om je heen zorgen voor afleiding,' vertelt ze. 

'Je kun natuurlijk wel altijd kijken naar een prikkel die juist zorgt voor meer productiviteit. Bijvoorbeeld een mooie planner, een koffiekop of theemok. Dat klinkt misschien knullig, maar zorgt er wel voor dat je de dag op een leuke manier start. Dit verschilt natuurlijk voor iedereen, maar je kunt zeker kijken welke spullen er bij jou voor zorgen dat je geprikkeld wordt om productief of geconcentreerd aan het werk te gaan,' aldus Schultz. 

Wat kun je doen als je in een concentratiedip zit?

'Als je in een concentratiedip zit, is dat vaak een teken dat je toe bent aan pauze,' begint Schultz. Ze adviseert om dan ook pauze te nemen. 'Dat kun letterlijk zijn dat je even opstaat en koffie gaat zetten, een praatje maakt met je partner of huisgenoot of een frisse neus gaat halen. Als je iets meer tijd hebt is het ook goed om even een blokje om te lopen. Beweging en buitenlucht werken gewoon heel goed voor de focus.' 

Maar hoe kom je daarna dan weer in je concentratie? Daar heeft Schultz een praktische tip voor, iets wat ze zelf ook altijd doet. 'Als ik niet meer goed in mijn concentratie kom voer ik een focusritueel uit. Dat klinkt heel religieus, maar dat is helemaal niet zo. Het is een soort stappenplan voor als ik moeilijk in mijn concentratie kom en wat me helpt weer te focussen,' aldus Schultz. 

'Allereerst maak ik een nieuwe takenlijst,' gaat ze verder. 'Zo kan ik nog zien wat ik moet doen en heb ik duidelijk waar ik me de aankomende uren mee bezig ga houden. Dan loop ik even naar de keuken en pak ik iets te eten en te drinken. Vervolgens zet ik mijn koptelefoon op en zet ik natuurgeluiden op, die helpen me goed te focussen. Het werkt eigenlijk als een soort pavlovreactie: als ik deze stappen zet ga ik mij automatisch meer focussen. In principe kun je trouwens alle soorten geluiden opzetten. Ik raad het wel af om de Top 40 op te zetten omdat je die liedjes en taal meestal kent en de kans dan groot is dat je mee wil zingen of dansen. Dat werkt afleidend.' 

Is het beter om een to do list te maken voor een dag of voor een week?

Schultz raadt aan dit allebei te doen. 'Ik maak zelf altijd een takenlijst voor de hele week en van daaruit ook een takenlijst per dag. Ik denk dat dat voor de meeste mensen goed werkt, omdat  je dan een duidelijk overzicht hebt van wat je moet doen. Als je de hele tijd na een taak moet bedenken wat je daarna gaat doen raak je sneller afgeleid en duik je toch nog even die mailbox in. Wanneer je de taken opschrijft is de kans gewoon echt groter dat je het doet.' 

Een digitale of papieren to do list

Schultz: 'Dat is heel persoonlijk. Ik doe het op papier, omdat ik het heel fijn vind om dingen af te kunnen strepen. Maar er zijn ook mensen die dat juist onhandig vinden en liever een online (agenda) tool gebruiken. Het is niet dat het ene beter is dan het andere. Het voordeel van digitaal is natuurlijk wel dat je het makkelijker met anderen kunt delen en sneller kunt aanpassen.' 

Hoe kun je de werkdag het best indelen?

Volgens Schultz is het het best om door de werkdag heen korte pauzes te houden. 'We zijn helemaal niet meer gewend om ons zo lang te concentreren. Met al die nieuwe prikkels tussendoor is het eigenlijk niet mogelijk om je acht uur lang te concentreren en de mensen die dat wel doen zijn vaak minder productief. Je focus zakt op een gegeven moment gewoon weg, dat kan niet anders.'

'Het is dan goed om ongeveer elke anderhalf uur zeker vijf tot tien minuten pauze te nemen. Probeer tijdens die momenten even helemaal niet met werk bezig te zijn en zet koffie, knuffel je huisdier of kijk even naar buiten,' vertelt Schultz. 

Gebruik de Pomodorotechniek

Als je het lastig vindt om de werkdag op deze manier in te delen heeft Schultz nog een goede, praktische tip. 'De Pomodorotechniek kan heel goed helpen als je het moeilijk vindt de tijd in te delen en te focussen. Met deze techniek werk je elke keer 25 minuten lang aan een bepaalde taak, waarna je – als de door jou ingestelde timer afgaat – vijf minuten pauze neemt. Het is wel de bedoeling dat je de taak afmaakt, dus je moet van tevoren bedenken hoeveel Pomodoro's je ervoor nodig hebt. Op die manier leer je ook steeds beter in te schatten hoe lang je over iets doet, dat is heel nuttig als je goede planningen wil maken.' 

Die Pomodoro's hoeven volgens Schultz niet persé 25 minuten te duren, hier kun je zelf ook mee spelen. 'De basis gaat in principe uit van 25 minuten. Het is een leuke uitdaging om te proberen of je jezelf uit kunt dagen om te focussen op een ding en bijvoorbeeld niet tussendoor andere dingen te doen of je telefoon erbij te pakken.'