Mag een hotel een kopie van je rijbewijs maken?

Jannie mailde Radar dat ze naar het Belgische De Panne ging met een vriendin. De receptionist van het Ibis-hotel wilde bij het inchecken een kopie van haar paspoort maken, maar Jannie weigerde dat. Vervolgens vroeg het hotel om een rijbewijs om daar een kopie van te maken. De volgende ochtend bij het uitchecken vroeg Jannie of ze de kopie terug kon krijgen, maar dat weigerde Ibis. Ibis zegt dat ze alle kopieën zeven jaar bewaren in een kluis.

Afgegeven aan de politie

Als Radar als consument belt met het Ibis-hotel zegt een medewerker dat de kopieën juist worden afgegeven aan de politie. 'We moeten altijd een bewijsstuk hebben van de persoon die hier is geweest.' Ibis zegt dat zij een kopie van een identiteitsbewijs moeten maken. Op de vraag van Radar hoe vaak de politie langs is geweest om die kopieën op te halen zegt de medewerker dat hij het niet weet. Jannie vertelt dat het hotel haar niet pro-actief heeft ingelicht welke gegevens van haar opgeslagen worden, hoe lang en wat ermee gedaan wordt. Het hotel belooft beterschap.

Mag je een kopie maken?

Merel Koning is privacy-onderzoeker aan de Radboud Universiteit. Ze zegt dat het expliciet in de wet moet staan als er een kopie van het hele identiteitsbewijs gemaakt moet worden. 'Bij een kopie moeten overbodige gegevens, zoals het BSN-nummer, worden afgeschermd.' In dit geval, zegt Koning, had de kopie al niet gemaakt mogen worden.

Wat zegt de wet?

Je mag geen enkele kopie van de identiteitskaart nemen buiten de in de wet voorgeschreven gevallen. Een rijbewijs is een identiteitskaart. De Nederlandse wet is daarin gelijk aan de Belgische wet waarin staat dat 'de wetgever de gevallen beperkt waarin het nemen van een kopie van de identiteitskaart vereist is tot die gevallen waarin dit noodzakelijk is voor redenen van openbaar belang'. Die zijn er in het geval van een gastenregistratie bij een hotel niet.

Wat mag wel?

Er moet een juridische grondslag zijn om persoonsgegevens op te slaan. In dit geval is die er, want in de Belgische wet staat dat 'de registratie van de gegevens van de reizigers die in toeristische verblijfsaccommodaties verblijven op papier of elektronisch gebeurt'. Hoteliers hebben volgens dezelfde wet de verplichting om zeven jaar lang de gegevens te bewaren. Dat geldt dus niet voor kopiëen. Het Ibis-hotel in De Panne mag de kopieën dus niet maken, maar ook niet zeven jaar opslaan. Koning vindt de opslag van zeven jaar veel te lang voor het doel. 'Fiscaal relevante gegevens moeten zeven jaar bewaard worden, maar een volledige kopie van rijbewijs van een hotelgast is niet relevant.'

Reactie AccorHotels

AccorHotels is het moederbedrijf van Ibis en reageert als volgt. 'AccorHotels heeft privacy hoog in het vaandel staan en neemt de bescherming van persoonsgegevens heel serieus. Alle hotels dienen te werken volgens lokale regelgeving en zijn van de richtlijnen op de hoogte. Bij aankomst in het hotel worden bij de gasten specifieke persoonsgegevens opgevraagd. Voor deze geregistreerde gegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Het maken van een kopie van een identiteitsbewijs is niet nodig. Het lijkt er op dat er in deze situatie een fout is gemaakt omtrent de bewaring van het identiteitsbewijs. Hier bieden wij onze welgemeende excuses voor aan. Daarnaast zorgen we ervoor dat dit niet meer gebeurt.'