Waarom we op kantoor steeds minder werk afkrijgen en hoe dat beter kan

Je bent niet de enige. Uit onderzoek van PanelWizard, in opdracht van Maastricht Marketing, blijkt dat 58 procent van de kantoorwerkers dagelijks wordt gestoord. Ongeveer de helft van de kantoorwerkers wijkt regelmatig uit naar een andere locatie of werkt thuis om zich beter te kunnen concentreren.

Het kantoor als ontmoetingsplek

De manier waarop we werken is de afgelopen jaren flink veranderd. De coronapandemie heeft hybride werken versneld. En daarmee is ook de functie van het kantoor verschoven.

Uit vijf jaar onderzoek van het kenniscentrum Center for People and Buildings (CFPB), onder meer dan 35.000 medewerkers, blijkt dat kantoor en thuis steeds vaker voor verschillende activiteiten worden gebruikt. Op het kantoor wordt relatief meer samengewerkt, overlegd en kennis gedeeld. Thuis doen medewerkers vaker werk waarbij ze niet gestoord willen worden.

Jacqueline Schlangen, directeur van het CFPB, ziet daarin een duidelijke ontwikkeling. "Veel medewerkers hebben ervaren dat zij werk dat veel concentratie vereist makkelijker thuis kunnen uitvoeren, terwijl zij voor kennisuitwisseling juist naar kantoor komen."

Het kantoor is daarmee steeds meer een ontmoetings- en samenwerkingsplek geworden. Maar dat betekent niet dat de behoefte aan rust en concentratie is verdwenen. Die behoefte blijft bestaan, alleen kiezen medewerkers bewuster waar ze hun werk doen.

Waarom de inrichting van ons kantoor een systeemfout is

Voor het meeste kantoorwerk is diepe concentratie nodig, maar dat blijkt op de gemiddelde werkvloer nog best een opgave. Het idee dat overprikkeling of afleiding een individueel probleem is van iemand die 'toevallig wat gevoeliger is', klopt volgens prikkelexpert Suzanne Nieuwenhuijs-Mekking allang niet meer.

"Als we zo vaak horen dat mensen op kantoor niks afkrijgen, moeten we het niet meer als een individueel vraagstuk behandelen. Het is een systeemfout: onze werkplek moet simpelweg slimmer worden ingericht."

Het vermijden van kantoor om rustig te werken is volgens haar dan ook geen luiheid, maar een logische stap. Dat we op kantoor niet meer aan werken toekomen, heeft volgens Nieuwenhuijs-Mekking alles te maken met de manier waarop we hybride werken hebben vormgegeven.

Waarom schiet het kantoor tekort?

Een kantoor is van nature een gedeelde werkomgeving. Gesprekken, overleg, videobellen en spontane ontmoetingen horen daarbij. Juist die interactie is vaak de reden waarom organisaties investeren in kantoorhuisvesting.

Maar wat goed werkt voor ontmoeting, werkt niet altijd goed voor concentratie. Volgens Schlangen behoren privacy en concentratie al jarenlang tot de kwetsbare aspecten van kantooromgevingen.

"Het gaat daarbij niet alleen om geluid, maar ook om visuele afleiding, gebrek aan afscherming en beperkte mogelijkheden om zelf invloed uit te oefenen op de directe werkomgeving."

Een collega die hardop belt, mensen die langs je bureau lopen of een open werkplek: het zijn allemaal factoren die het moeilijker kunnen maken om ongestoord te werken.

Waarom zijn we allemaal op dezelfde dagen op kantoor?

Sinds het hybride werken massaal is omarmd, ontstaan er zogenaamde 'kameeldagen': de dinsdag en de donderdag waarop iedereen massaal naar kantoor komt. Waar we vroeger sociale contacten en overleggen verspreidden over de hele week, proppen we dat nu allemaal op die twee specifieke dagen.

Werkgevers proberen met de kantoordag een dynamische sfeer neer te zetten, gericht op verbinden, ontmoeten en kennis delen. Maar het pakt in de praktijk niet altijd zo uit.

"De paradox is dat de kantoordag bij de meesten zo volgepland zit met back-to-back vergaderingen, dat mensen als ze even niet hoeven uit pure ellende maar met een noise-cancelling koptelefoon gaan zitten," omschrijft Nieuwenhuijs-Mekking. "Wat we ooit beoogden met spontaan ontmoeten en verbinden, gebeurt daardoor juist niet."

Ook Jacqueline Schlangen ziet dat de functie van het kantoor opnieuw bekeken moet worden. Volgens haar is de vraag niet hoeveel dagen iemand op kantoor is, maar welke activiteiten daar het beste plaatsvinden.

Betere afspraken of betere inrichting?

Ligt het dan aan de kantoortuin? Of moeten werknemers gewoon betere afspraken maken? Volgens het CFPB is het niet zo eenvoudig. De manier waarop mensen hun werkplek ervaren, ontstaat uit een combinatie van fysieke inrichting, de organisatiecultuur en gedrag.

Open kantooromgevingen kunnen de concentratie tegenwerken. Afleiding ligt overal op de loer. Juist daarom kunnen duidelijke afspraken een groot verschil maken. "Organisaties die expliciet afspraken maken over videobellen, overleg, stilteplekken en het gebruik van werkruimten, zien vaak dat medewerkers minder hinder ervaren."

Het probleem zit dus niet alleen in het meubilair of de akoestiek. Ook de manier waarop een kantoor wordt gebruikt, bepaalt hoeveel rust er overblijft.

Hoe help je jezelf door vaker 'nee' te zeggen?

Ook werknemers zelf moeten leren omgaan met de manier waarop we tegenwoordig werken. Hybride werken vraagt om zelfstandigheid. Medewerkers moeten hun werkdag kunnen indelen, grenzen bewaken en omgaan met het continu schakelen tussen verschillende taken en locaties.

Maar dat lukt alleen als de werkomgeving daar ook ruimte voor biedt. Volgens Schlangen hoeven organisaties niet te kiezen tussen ontmoeten en concentreren."Een goed functionerende werkomgeving ondersteunt beide." Een kantoor waar iedereen stil moet zijn, is niet de oplossing. Maar een kantoor waar niemand rustig kan werken ook niet."

Op kantoor zullen altijd gesprekken plaatsvinden, telefoons overgaan en collega’s elkaar tegenkomen. Dat hoeft geconcentreerd werken niet onmogelijk te maken. De vraag is uiteindelijk niet hoeveel mensen er op kantoor zijn, maar of zij daar ook hun werk kunnen doen.