Zo schrijf je een goede zakelijke brief

Een brief schrijven: het klinkt ouderwets, maar het is in veel situaties nog steeds een gangbare manier om een bedrijf of instantie officieel iets te laten weten. Alleen... hoe moest het ook alweer? Er zijn bepaalde conventies waaraan een goede zakelijke brief voldoet. Als je je daaraan houdt, vergroot je de kans dat je een serieuze indruk maakt en dat je argumenten duidelijk overkomen bij de ontvanger.

Of je je epistel vervolgens als fysieke brief via de 'klassieke' post verstuurt, of als e-mail (of allebei!), dat moet je zelf per situatie beslissen. Voor het schrijven maakt dit vrijwel geen verschil.

In dit artikel zetten we de conventies op een rij.

Ook geven we tips voor een aantal specifieke soorten zakelijke brieven.

Tot slot geven we je links naar plekken waar je meer toegespitste voorbeeldbrieven kunt vinden, en naar handige bronnen voor schrijf- en taaltips.

De indeling van je brief

Een brief is op een specifieke manier ingedeeld. Hier zetten we de elementen op een rij.

• Helemaal links bovenaan staan de adresgegevens van de afzender - van jou of je bedrijf dus. Zet op aparte regels (maar zonder witregels ertussen):
  • je naam,
  • je adres,
  • je postcode en woonplaats (gebruik één spatie tussen het getal en de letters, en twee spaties tussen de letters en de woonplaats),
  • (optioneel) je telefoonnummer (schrijf dan: 'Telefoon:', gevolgd door je nummer),
  • (optioneel) je e-mailadres (schrijf dan: 'E-mail:', gevolgd door je e-mailadres)
• Hieronder maak je een witregel
• Het volgende 'blokje' bestaat uit de gegevens van de geadresseerde. Zet op aparte regels:
  • de naam van het bedrijf / de instantie,
  • (indien van toepassing) de afdeling,
  • (indien van toepassing) de naam van een specifieke persoon (zonder 'ter attentie van'),
  • het adres, de postcode en woonplaats (gebruik één spatie tussen het getal en de letters, en twee spaties tussen de letters en de woonplaats),
  • (optioneel) het telefoonnummer (schrijf dan: 'Telefoon:', gevolgd door het nummer),
  • (optioneel) het e-mailadres (schrijf dan: 'E-mail:', gevolgd door het e-mailadres)
• Witregel
• Plaats en dagtekening: vermeld de plaats waarvandaan je de brief schrijft, met daarna een komma en daarna de datum. De dag en het jaar schrijf je in cijfers, de maand in kleine letters. Bijvoorbeeld: Utrecht, 25 maart 2019 (soms lijnt men deze regel rechts uit in plaats van links, maar dit is niet nodig)
• Witregel
• Onderwerp: schrijf 'Betreft:', gevolgd door het onderwerp van je brief in een paar woorden. Hierin kan ook een correspondentienummer voorkomen.
• Witregel
• Aanhef: hier spreek je de geadresseerde aan. Bijvoorbeeld:
  • Geachte heer / mevrouw, (als je geen specifieke naam van een persoon hebt),
  • Geachte heer X, / Geachte mevrouw Y, (als je wel een naam weet),
  • Beste ... (voornaam), (alleen as het een bekende is).
• Witregel
• De daadwerkelijke inhoud: maak er geen enorme 'lap tekst' van, maar deel je brief op in alinea's van steeds enkele regels. Zet witregels tussen de alinea's.
• Na de laatste alinea zet je weer een witregel.
• Groet: schrijf een afsluitende groet, gevolgd door een komma. Bijvoorbeeld: Met vriendelijke groet,
• Optioneel kun je hier, op een extra regel, nog toevoegen namens wie je de brief schrijft (Bijvoorbeeld: namens de duurzaamheidscommissie)
• Voeg enkele witregels in waar je een handtekening kunt plaatsen (als je de brief fysiek gaat versturen)
• Je naam
• Witregel
• Bijlagen: vermeld, indien van toepassing, wat je allemaal als bijlage hebt toegevoegd. Noem elke bijlage op een aparte regel.

Tot zo ver de algemene regels voor het schrijven van een formele brief. Deze gelden dus voor alle zakelijke brieven. Afhankelijk van het doel van je schrijven zijn er nog enkele dingen om rekening mee te houden. Het maakt bijvoorbeeld verschil of je een klachtenbrief, bezwaarschrift of ingebrekestelling maakt. Op de blogspot-site Voorbeeldbrief zijn adviezen te vinden voor uiteenlopende soorten formele brieven.

Tips voor een goede klachtenbrief

• Schrijf je klacht zo helder mogelijk op.
• Houd het beknopt, wijd niet te veel uit.
• Wees concreet.
• Vermijd hevige emoties in je beschrijving.
• Verwijs naar duidelijke gebeurtenissen en noem daarbij ook de datum en plaats, indien mogelijk.
• Beschrijf helder wat je van de tegenpartij wil / verwacht.

Tips voor een goede ingebrekestelling

• Omschrijf wat precies de afspraken zijn tussen jou en de schuldenaar. Doe dit zo helder mogelijk, noem precieze data en lever er eventuele bewijzen bij.
• Geef aan welke (delen van) de afspraken de schuldenaar niet is nagekomen.
• Sommeer de schuldenaar tot het alsnog nakomen van de afspraken. Stel hierbij ultimatum; zorg wel dat dit redelijk en haalbaar is.
• Geen schrijftip, maar wel het overwegen waard: als je de brief aangetekend verstuurt, kun je achteraf bewijzen dat de brief is aangekomen en dat de schuldenaar deze heeft kunnen lezen.

Tips voor een goede bezwaarbrief

• Geef aan wat de reden is voor je bezwaar. Goede argumenten voor het maken van bezwaar kunnen zijn: onterecht hoge incassokosten, bewijslast die niet klopt, geen ondertekening van een contract / abonnement, een al dan niet medische noodsituatie waardoor je niet aan bepaalde verplichtingen / eisen hebt kunnen voldoen, overlijden.
• Lever bewijsmateriaal ter ondersteuning.
• Maak op tijd bezwaar: houd er rekening mee dat de rechter / de tegenpartij voldoende tijd moet hebben om je bezwaar te verwerken.

Goed taalgebruik

Wanneer je tijdens het schrijven twijfelt over de spelling van een woord, het gebruik van een uitdrukking of over een andere taalkwestie, dan zijn er online gelukkig genoeg bronnen te vinden die je verder kunnen helpen.

• Van Dale - De website van het bekende woordenboek. Let op: in de gratis versie staan niet alle woorden; diverse samenstellingen of 'moeilijke' woorden kun je alleen in de betaalde versie vinden.
• Woordenlijst - Dit is Het Groene Boekje, maar dan online. Hier vind je dus de precieze spelling van specifieke woorden.
• Beter Spellen - Een goede plek om uitleg over algemene taalregels op te zoeken, en (vooral) om ermee te oefenen in talloze taaltestjes.
• Het Taalloket van Onze Taal - Hier kun je op verschillende manieren antwoorden vinden op je taalvraag. Je kunt zelfs bellen! De Taaladviesdienst van het Taalloket is bereikbaar op 085 - 00 28 428.

Een goed begin: gebruik Radars voorbeeldbrieven

Op onze website kun je ook al een aantal bijna-kant-en-klare voorbeeldbrieven vinden voor diverse consumentenkwesties. Deze werken als een soort invulformulieren: op de site kun je ze aanpassen aan je persoonlijke situatie, en opslaan in een formaat naar keuze - bijvoorbeeld als Wordbestand of een 'kaal' tekstbestand. Vervolgens kun je die natuurlijk ook nog naar hartelust aanpassen: ze zijn vooral bedoeld als aanzet voor je eigen brief, niet als strak keurslijf.

Naar de voorbeeldbrieven

Bron: Voorbeeldbrief (Blogspot) / Tuxx