57% wil een minder volle mailbox, hoe doen anderen dat? Lees de tips

Radar ondervroeg 18.926 mensen over hun mailboxen. Meervoud inderdaad, want 2 op de 3 heeft meerdere e-mailboxen. Een kwart heeft zelfs een speciaal ‘spam’-adres, dat ze gebruiken wanneer ze voor bijvoorbeeld een bestelling, account of prijsvraag een e-mailadres moeten opgeven. Om niet het risico te lopen dat hun mailbox volstroomt met mailtjes over de bestelling, of spam-mails na een datalek, gebruiken ze hier een speciaal e-mailadres voor.

Volle inbox

1 op de 8 heeft een e-mailbox die (bijna) vol zit: het komt voor dat zij geen mails meer kunnen ontvangen of versturen, of er wordt gewaarschuwd dat de limiet bijna is bereikt. In zo’n geval heb je grofweg 3 opties: een nieuw mailadres openen, betalen voor extra opslag of opruimen.

Meerdere mailadressen hebben de meesten al, zoals we hierboven lazen. Betalen voor extra opslag doet 6 procent van de ondervraagden, en nog eens 3 procent overweegt dit. Op opruimen komen we verderop in deze uitslag terug.

Tientallen nieuwe mails per dag

Eerst de oorzaak: Hoe komen onze inboxen zo vol? Door de dagelijkse toestroom van mails. Ruim 1 op de 3 ontvangt iedere dag 10 tot 25 mails. Bijna 1 op de 5 ontvangt zelfs meer dan 25 mails per dag, 1 procent zelfs meer dan 100.

Voor veel mensen is het niet bij te houden. 58 procent heeft ongelezen mail in hun mailbox staan. Tientallen (29%), honderden (12%) of zelfs duizenden ongelezen mails (6%).

Liever minder mail

Hoewel sommigen hun e-mailbox graag zo houden - “Het is m’n persoonlijke archief. Ik ga t zeker niet opruimen. Heb mail sinds begin 2000 er instaan”, schrijft iemand - zou de meerderheid van 57 procent liever een minder volle inbox hebben. Toch lukt dat veel mensen niet. 1 op de 6 geeft zichzelf een onvoldoende voor het onderhoud van hun mailbox(en).

Te veel om nog op te ruimen

Mensen zijn het overzicht kwijt en hebben geen tijd om de mailbox bij te houden: niet op het moment dat mails binnenkomen, en al helemaal niet om achteraf door mails te gaan. Veel mensen proberen het wel, maar “het is dweilen met de kraan open”, licht een respondent toe. “Ik doe mijn best om te wissen wat ik niet nodig heb, maar je loopt zo snel achter door alle mails die dagelijks weer binnenkomen.“

Sommige respondenten geven aan dat de mailprovider niet echt is ingesteld op het opruimen van mails: “Ik zou ze allemaal in 1x weg willen gooien maar select all bestaat niet bij Gmail”, schrijft iemand. Een ander moet dubbel werk doen: “Ik heb op iMac en phone dezelfde mail, maar als ik bij de een weggooi, verdwijnt het niet bij de ander.”

Hoe onmisbaar zijn al die mails echt?

Veel van de mails die mensen bewaren omdat ze ze misschien ooit nog nodig hebben, blijken niet zo onmisbaar. De helft (51%) heeft tijdens een digitale opruimactie weleens een belangrijke mail weggegooid die ze niet meer terug konden halen. Maar bij 90 procent was er uiteindelijk niets aand de hand.

Veel mensen beseffen dit ook wel: “Bewaar vaak e-mails als naslagwerk. Dit slaat nergens op, want als ik wat wil weten is door nieuwe informatie en innovatie al lang achterhaald”, schrijft een deelnemer aan het onderzoek.

De nadelen van volle servers

“Ik bewaar ze, omdat het kan”, schrijft een respondent. Het kan inderdaad, tot de mailbox vol zit, maar opslag heeft consequenties. Bijna twee derde van de respondenten (63%) heeft er nog nooit bij stilgestaan dat iedere bewaarde mail een stukje ruimte inneemt op een fysieke server. Zo'n server moet draaiende gehouden en gekoeld worden. Dit neemt ruimte in, stoot CO2 uit en verbruikt (drink)water.

Het is niet zo dat één bewaarde mail meteen slecht is voor het milieu, maar het totaal kan best oplopen. David Smeulders, hoogleraar bij de sectie Energietechnologie aan de Technische Universiteit Eindhoven, vertelt: “Een mail met een grootte van 1 MB stoot in zijn hele ‘leven’ ongeveer 20 gram CO2 uit. Maar de meeste mensen hebben wel duizenden e-mails opgeslagen (en ook nog eens duizenden foto’s in de cloud).”

“Ik archiveer al mijn emails nadat ik ze gelezen heb, dus ze zijn niet weg, maar ze staan ook niet in mijn inbox”, schrijft een respondent. Volgens Smeulders is dit niet beter voor het milieu. Ondanks dat je die niet meer in je inbox ziet, worden ze nog steeds opgeslagen in een datacentrum. Een geopende mail is overigens ook nog een heel klein beetje vervuilender dan ongeopende berichten. “Als hij geopend is, gaat er informatie in en uit en dat kost ook een beetje stroom.”

Aanpakken die mailbox

Van degenen die wel van de nadelen van volle servers weten, geeft de meerderheid (53%) aan dat zij er niet (voldoende) naar handelen. “Ik ben me ervan bewust dat ik regelmatiger mijn mailbox moet opruimen. Ga ik vanaf nu wel doen!”, schrijft een respondent.

Ook de Radar-redactie zelf werd geïnspireerd om meer mailbox discipline toe te passen. Een van onze redacteuren heeft een week lang alle treinritjes naar de redactie gebruikt om haar mailbox terug te dringen van 19.364 (ongeopende) mails naar 12. Die ene geschiedenis-opdracht van de middelbare school en het rooster van haar bijbaantje van 15 jaar geleden, blijkt ze toch echt niet meer nodig te hebben.

Tips voor een betere mailhygiëne

Om iedereen op weg te helpen, delen we hier enkele tips van mede-paneldeelnemers:

• Vast moment: “1x in de maand box opschonen”, schrijft iemand. Een ander: “Iedere dag ruim ik nu ongeveer 40 mails op.”
• Vroege voorjaarsschoonmaak: “Ik bewaar mijn mails een jaar en in februari gooi ik bijna alle mails van het voorgaande jaar eruit. Belangrijke mails bewaar ik onder belangrijk of bv onder VGZ.”
• Categoriseren: “Belangrijke emails sla ik op in onderliggende mappen.”
• Per afzender: “Ik ben er wel mee begonnen en doe het nu dagelijks met inkomende berichten. Alleen de oude moet ik nog eens doen. Soms selecteer ik op een afzender waarvan ik alles weggooi.“
• Een tussenstap kan helpen: “Als ik berichten wis, worden ze in de trashbox geplaatst, zodat ik ze eventueel nog kan terughalen. Pas bij wissen van de trashbox worden ze definitief verwijderd.”
• Archiveren: “Het is voor mij een compleet en handig archief, toevallig paar maanden geleden mailbox opgeruimd, maar niet weggegooid en op archief USB gezet.”
• Verschillende mogelijkheden op verschillende apparaten: “Ik mis de àlles selecteren, 1 druk op de knop, en weg. Dat kan denk ik wel op de pc maar niet op de telefoon. Laatst zag ik dat het er 40k waren. Tijd voor pc openen.”
• Gelijk weggooien: “Ik gooi de meeste e-mails die ik niet meer nodig heb weg. De rest bewaar ik in mappen als administratie.”