Moet je echt altijd een kopie van je paspoort afgeven? Dit moet je weten

Je staat bij de receptie van een hotel in Spanje. De baliemedewerker vraagt om een kopie van je paspoort. Zonder erbij na te denken geef je het af. Toch is dat juridisch én praktisch gezien niet altijd slim. Er gaan namelijk hardnekkige misverstanden rond over wat wel en niet mag met je identiteitsbewijs. Tijd voor overzicht.

Je paspoort afgeven: wanneer is het verplicht?

Volgens de Rijksoverheid moet je bij een grenscontrole je paspoort of ID kunnen tonen. Daarbuiten — bijvoorbeeld bij een hotel of autoverhuurbedrijf — hangt het af van het land en de situatie. In Italië en Griekenland zijn hotels wettelijk verplicht om bepaalde identiteitsgegevens te registreren, maar hoeven ze je paspoort niet fysiek te bewaren. In Nederland en Duitsland volstaat meestal het tonen van je ID en het noteren van je naam en documentnummer.

In landen als Marokko en Turkije wordt vaker om een kopie gevraagd, maar ook daar geldt dat je niet verplicht bent om zomaar al je gegevens af te geven. In de Verenigde Staten wordt je paspoort vaak gescand bij hotelincheck, maar het bewaren ervan is niet wettelijk vereist.

In veel Aziatische landen, zoals Thailand of Indonesië, wordt een kopie wel vaak gemaakt, al is dit niet altijd formeel verplicht. Het bewaren of kopiëren van je paspoort is zelden noodzakelijk en kan in strijd zijn met privacywetgeving. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) waarschuwt dan ook: geef nooit zomaar een volledige kopie af. Dat vergroot de kans op identiteitsfraude.

Wat mag wel en wat niet?

Een bedrijf mag je identiteit controleren als dat nodig is, bijvoorbeeld om fraude te voorkomen of vanwege lokale regelgeving. Maar je BSN-nummer of pasfoto opslaan is zelden nodig en mag in veel gevallen niet. In Nederland mogen organisaties alleen een kopie van je identiteitsbewijs vragen als daar een wettelijke grondslag voor is — denk aan een bank of zorginstelling, maar níet een sportschool of hotel.

In het buitenland gelden soms andere regels: in Thailand moet een hotel je gegevens verplicht doorgeven aan immigratie, terwijl in Duitsland het tonen van je ID vaak al volstaat. Twijfel je? Check dan voor vertrek de reisinformatie op Nederlandwereldwijd.nl of vraag bij je accommodatie of luchtvaartmaatschappij wat zij precies nodig hebben. Zo voorkom je dat je onnodig gevoelige informatie deelt.

Hoe maak je een veilige kopie?

Toch een kopie nodig? Zorg dan dat je je BSN afschermt (bijvoorbeeld met een kopie-app van de overheid of door zelf informatie onleesbaar te maken). Zet op de kopie de datum en het doel van de afgifte, zodat de kopie niet voor andere doeleinden gebruikt kan worden.

Handige tip van de ANWB: sla een geanonimiseerde kopie ook digitaal op — bijvoorbeeld in je e-mail — voor noodgevallen zoals verlies of diefstal van je paspoort.

Veelgemaakte misverstanden

• “Je moet altijd een kopie afgeven” – Niet waar. In de meeste gevallen volstaat het tonen van je document of het opschrijven van je naam en nummer.
• “Een hotel mag je paspoort houden” – Onterecht. Het paspoort is en blijft eigendom van de staat; afpakken of vasthouden mag niet.
• “Een scan op je telefoon is voldoende bij verlies” – Niet altijd. Sommige ambassades of grensposten accepteren het tijdelijk, maar het vervangt je originele paspoort niet

• “Je BSN hoeft niet afgeschermd te worden” – Onjuist. Juist dat nummer maakt je kwetsbaar voor identiteitsfraude.

Meer weten?

 Bekijk de officiële richtlijnen bij:

• Rijksoverheid – Vraag en Antwoord
• Autoriteit Persoonsgegevens – Paspoort en Identiteitskaart
• ANWB – Paspoort afgeven of niet?