Ziek of op vakantie? Dan mag je werkgever (soms) in je mailbox kijken

Werkgever Mail

Ben je een langere tijd niet aanwezig op je werk, bijvoorbeeld omdat je ziek of op vakantie bent? Dan mag je werkgever in je mailbox kijken. Hier zijn wel een paar voorwaarden aan verbonden. Radar legt uit hoe het zit. 

Wanneer mag je werkgever in je mailbox kijken?

Je werkgever mag je mailbox controleren, zolang hij of zij voldoet aan alle eisen uit de privacywetgeving. De belangrijkste voorwaarden die hierbij gelden, zijn het informeren van het personeel, gerechtvaardigd belang en noodzaak. 

Om te beginnen moet je werkgever je dus informeren over: 

  • Wat wel en niet mag
  • Dat er controle mogelijk is
  • Waarom en wanneer hij of zij controleert
  • Op welke manier hij of zij controleert
  • Om welke gegevens het gaat

Wanneer is er sprake van gerechtvaardigd belang?

“Er is sprake van gerechtvaardigd belang op het moment dat het belang van de werkgever zwaarder weegt dan het belang van de werknemer op bescherming van de persoonsgegevens”, legt een woordvoerder van de Autoriteit Persoonsgegevens uit. 

Hij geeft een voorbeeld: “Een werkgever kan als gerechtvaardigd belang aanvoeren dat de bedrijfsvoering moet worden voortgezet op het moment dat een werknemer onverwacht uitvalt, bijvoorbeeld als gevolg van ziekte. De werkgever kan dan betogen dat toegang tot de mailbox van de weggevallen werknemer noodzakelijk is.” 

Wanneer is er sprake van noodzaak?

“Van noodzaak is sprake als er geen minder zwaar middel is om hetzelfde doel te bereiken”, legt de woordvoerder verder uit. “Zoals in het voorbeeld het doel van de voortzetting van de bedrijfsvoering op het moment dat een werknemer uitvalt.” 

Je hoeft niet op de hoogte te zijn

Ben je op vakantie en verwacht je in die periode een belangrijke mail? Dan mag je baas dus inloggen in jouw mailbox om te controleren of ‘ie al binnen is en wat er in staat. Dit mag zonder jou ervan op de hoogte te brengen.

“Uit een recent vonnis van de rechtbank Amsterdam blijkt dat niet elke keer bij het verkrijgen van informatie moet worden ingelicht. Een werkgever kan dus volstaan met een protocol”, legt de woordvoerder van de Autoriteit Persoonsgegevens uit. 

“Een werknemer heeft dan wel de mogelijkheid om op te vragen of de werkgever in de mailbox heeft gekeken.”

Privémails mogen niet gecontroleerd worden

“Overigens geldt dit alles enkel voor werkmails, niet voor privémails”, geeft hij als belangrijke kanttekening. “Privémails mogen in beginsel helemaal niet ingezien worden door werkgevers. Dus ook niet privémails die via de werkmailbox zijn verstuurd.”

Heb je het idee dat jouw werkgever toch je privémails heeft gelezen tijdens je vakantie? Dan kun je de functionaris gegevensbescherming (de interne privacytoezichthouder) en de ondernemingsraad van het bedrijf waar je werkt informeren over het niet-naleven van de AVG-regels door je werkgever. 

“Daarnaast is het mogelijk melding te doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In een uiterst geval zou een gang naar de rechter kunnen worden overwogen.”