Monitoren van werknemers: mag jouw baas je zomaar in de gaten houden?

Baas kijkt vaker mee

Het lijkt steeds normaler te worden voor bedrijven om hun personeel te monitoren. Zo constateerde de Autoriteit Persoonsgegevens in 2024 dat werkgevers in toenemende mate gebruikmaken van algoritmes en artificiële intelligentie (AI) om werknemers nauwer in de gaten te houden. 

“De technologische mogelijkheden zijn tegenwoordig eindeloos,” bevestigt Khalid Azougagh, beleidsadviseur veilig en gezond werken bij vakbond FNV. “Met de snelle opmars van AI wordt het ook steeds toegankelijker voor bedrijven om monitoringssoftware in te zetten. Er komen regelmatig vragen en klachten bij ons binnen van mensen die betwijfelen of het wel mag wat hun werkgever doet.”

Camera’s met kunstmatige intelligentie

“De vragen die wij krijgen gaan bijvoorbeeld over camerasystemen die met kunstmatige intelligentie controleren of iemand een bouwhelm op heeft”, zegt Azougagh. “Of over volgsystemen voor mensen die thuiswerken en GPS-trackers in vrachtwagens en bedrijfsbusjes.” 

“Steeds meer werkgevers houden met software en apps tot op de minuut je prestaties bij”, vult Kees de Vos, persvoorlichter bij vakbond CNV, aan. “Vooral de callcenterbranche staat hier bekend om, maar ook de distributie en logistiek. Zelfs in dienstverlenende beroepen, zoals de schoonmaak, gebeurt dit steeds vaker.“

Strenge regels voor monitoren

Je werkgever mag jou niet zomaar in de gaten houden, ook niet tijdens werktijd. Monitoring gaat namelijk in tegen de privacyrechten van werknemers. Aan welke voorwaarden een werkgever moet voldoen om personeel te mogen monitoren, is vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Radar sprak met Mark Schenkel, woordvoerder van de Autoriteit Persoonsgegevens, over wat deze voorwaarden inhouden:

1. Grondslag

“Werkgevers hebben een wettelijke grondslag nodig voor monitoring van personeel. Een grondslag is, vrij vertaald, een goede, overtuigende reden waar je je als organisatie op beroept om gegevens van mensen te gebruiken.” 

2. Noodzaak

“Werkgevers moeten goed kunnen beargumenteren waarom monitoring echt per se nodig is. Kan het doel van de monitoring op een andere, minder ingrijpende manier worden bereikt? Dan is het niet noodzakelijk en mag het dus ook niet.” 

“Daarnaast moet de werkgever voldoende motiveren waarom het belang van de organisatie zwaarder zou wegen dan de privacy van de werknemers. Bij ingrijpende methoden om personeel te monitoren, weegt hun privacybelang meestal zwaarder.”

3. Personeel informeren

“Het personeel moet (schriftelijk) geïnformeerd zijn over wat wel en niet is toegestaan tijdens werktijd, dat er mogelijk controles plaatsvinden, waarom en wanneer de werkgever controleert, op welke manier dit gebeurt en om welke gegevens het gaat. De ondernemingsraad (OR) van het bedrijf moet hier ook mee instemmen.”

“Alleen in zeldzame situaties mag een werkgever deze stap overslaan. Er moet dan een redelijke verdenking zijn dat de werknemer iets doet wat strafbaar of verboden is en de werkgever kan dit niet op een andere manier oplossen. Zo’n heimelijke controle mag alleen tijdelijk zijn en achteraf moet de werknemer hier alsnog over geïnformeerd worden.”

4. Privacytoets

“Soms moet het bedrijf ook vooraf een analyse uitvoeren van mogelijke privacyrisico’s die door het monitoren kunnen ontstaan. Komen zulke risico’s in beeld, dan moet je als bedrijf zoveel mogelijk je best doen om die ook van tevoren al te beperken.”

Wat als je thuiswerkt?

Wanneer jij thuiswerkt, kan je baas natuurlijk niet even om de hoek kijken om te zien of je aan het werk bent. Hoewel het bijhouden van werktijden en productiviteit, afhankelijk van de situatie, een legitieme reden kan zijn voor monitoring, mag jouw baas je niet zomaar extra monitoren op thuiswerkdagen.

“Richting werknemers die thuiswerken, gelden over het algemeen dezelfde regels voor controle als wanneer zij op het werk aanwezig zouden zijn”, vertelt Schenkel. “Je mag werknemers dus niet opeens intensiever monitoren omdat zij op afstand werken.”

Regels lang niet altijd opgevolgd

Worden de regels voor monitoren ook altijd opgevolgd door werkgevers? “Nee, totaal niet”, reageert Azougagh. “Als een werkgever monitoring wil invoeren, moet dit langs de OR. Maar een kwart van de OR-plichtige bedrijven heeft niet eens een OR. Soms wordt de OR ook gepasseerd of slaan werkgevers de privacytoets over.”

De Vos: “Het gebeurt geregeld dat werkgevers onaangekondigd camera’s ophangen, ook in de kantines of pauzeruimtes, en dat ze die ook gebruiken om werknemers in de gaten te houden en te corrigeren. Dat gebeurt ook steeds vaker op afstand via een camerapp op de telefoon van een leidinggevende. Die telefoon heeft hij overal bij zich, tot in het buitenland aan toe. Als werknemer heb je intussen geen idee wie er allemaal nog meer op die telefoon mee kan kijken. De privacy van werknemers ligt hiermee letterlijk op straat.” 

“We krijgen daarbij in toenemende mate signalen over camera’s die naast beeld, ook geluid registreren en waarmee dus gesprekken tussen werknemers kunnen worden afgeluisterd. Dat is een zeer zorgelijke ontwikkeling. We raden werknemers aan om hier direct werk van te maken zodra ze dit ontdekken.”

Melding maken van monitoren

“Als werknemers twijfelen of de monitoring wel aan de regels voldoet, kunnen zij het gesprek aangaan met hun werkgever, eventueel via personeelszaken”, adviseert Schenkel. “Je kunt ook de vertrouwenspersoon of de functionaris gegevensbescherming (de interne privacytoezichthouder) erbij betrekken als het bedrijf die heeft.”

“Je kunt melding maken via de OR, de vakbond of anders de Autoriteit Persoonsgegevens”, vult Azougagh aan. “Maar het kan lastig zijn om er wat van te zeggen. Als jij geen vast contract hebt, sta je al snel met je rug tegen de muur. Als je er een punt van maakt, weet je wel hoe het gaat eindigen.”

Ook het CNV herkent het beeld dat werknemers lang niet altijd actie ondernemen uit angst voor gedoe of verlies van hun baan. Toch benadrukt De Vos dat werknemers terecht kunnen bij de vakbond. Zo hebben ze een apart meldpunt voor vragen over camera’s op de werkvloer.

Strenge software geeft negatieve werksfeer

Ook wanneer monitoring wel volgens de regels gebeurt, brengt het mogelijk negatieve effecten met zich mee. Zo kan het werknemers het gevoel geven op eieren te lopen omdat alles wat ze doen, consequenties zou kunnen hebben.

“We zijn zeer kritisch op de toenemende controle van werknemers”, stelt De Vos. “Het werkt verstikkend op de werkvloer en zorgt voor wantrouwen en afstandelijkheid.”

Azougagh sluit zich hierbij aan: “Wij vinden het verwerpelijk dat er zoveel (onterecht) gemonitord wordt. Werknemers hebben recht op privacy, dat staat in de grondwet. Achterdocht en wantrouwen mogen nooit een reden zijn om dat recht aan de kant te schuiven.”